Изисквания, свързани с бизнеса и дейността
Бизнеспланът идентифицира редица основни цели и стратегии за фирмата. Сега трябва да изпълните стратегиите, нужни за постигане на тези цели.
Прави се преглед на основните елементи на организационната структура и управленската дейност, които са от критично значение за предприятието, когато то се подготвя да навлезе на експортния пазар.
I. Организация и структура
Размерът и сложността на организацията на експортната дейност трябва да отразяват размера и сложността на вашия бизнес. Изградете и поддържайте управленска структура, която да съответства на вашия бизнес. Правете промени при промяна на условията. Навлизането на експортния пазар е значителна промяна, която ще повлияе и на начина, по който организирате и извършвате дейността си.
Основни организационни фактори:
Идентифицирайте основните функции, които са от критично значение за дейността:
- Финансово управление
- Производство
- Човешки ресурси
- Маркетинг и продажби
- Покупки
- Логистика и транспорт
- Контрол на качеството и безопасност на храните
- Пазарно проучване
Уверете се, че отговорността за всяка от функциите е възложена на някого.
В зависимост от размера на предприятието отделен ръководител, докладващ на изпълнителния директор, би трябвало да оглавява всяка област или отдел. При по-малките предприятия ръководството на някои от дейностите се обединява (маркетинг/продажби/логистика/транспорт или производство/покупки), като задълженията на изпълнителния директор могат да включват някои от тези функции.
Прегледайте целите, заложени в бизнесплана, когато определяте управленската структура. Помислете за новите умения и знания, от които ще има нужда.
Когато тези ключови функции се идентифицират, назначете или наемете най-добрите хора, които можете. Въпреки че лоялността спрямо настоящите служители е важна, бъдете сигурни, че екипът разполага с всички нужни умения. Привличането отвън на нови хора с нови идеи обикновено е положително за фирмата.
Важно е да се изготви организационна схема. Служителите трябва да разбират структурата. Същото се отнася за банкерите и някои клиенти.
Всеки служител трябва да има писмена длъжностна характеристика. Това е особено важно за управленския екип. Длъжностната характеристика трябва да идентифицира основните задължения на служителите и на кого докладват. Помнете, че ръководителите трябва да имат определено ниво на правомощия, което да съответства на нивото на отговорността, която носят. Ако нямате написани длъжностни характеристики, започнете с управленския състав, като постепенно разработите характеристики и за служителите от по-долни нива в йерархията. За съдействие при изготвянето на длъжностни характеристики можете да се обърнете към ИАНТ, БАРДА, БТПП, АМСП и БСК.
Всеки “отдел” трябва да разработи бюджет с прогнози за приходите и разходите. В някои области може да има само разходна част (напр., в производството). Когато бюджетът се одобри от изпълнителния директор, началникът на отдела е отговорен за изпълнението му (може да има награди или последствия за изпълнението).